Chữ ký số hiện nay đã và đang được áp dụng rộng rãi với nhiều cá nhân và tổ chức để có thể thuận tiện hơn trong việc giao dịch qua Internet, quản lý chứng từ… Tuy nhiên, vẫn còn có nhiều người chưa thể hiểu rõ về Chữ ký số là gì cũng như chữ ký số thường được dùng cho những mục đích nào. Bài viết hôm nay từ Goiuudai sẽ giúp bạn đi tìm hiểu!
Chữ ký số là gì?
Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử được sử dụng để thay thế cho các chữ ký thường bằng tay. Loại chữ ký này được dùng trên các thiết bị điện tử hay văn bản tài liệu. Chữ ký số hiện tại được xem là một trong những bước tiến lớn trong quy trình chuyển đổi số doanh nghiệp.
Việc sử dụng chữ ký số của khách hàng sẽ giúp xác thực người gửi tài liệu đối với các giao dịch điện tử. Các giao dịch này thường qua internet và có thể đảm bảo rằng nội dung gốc của tài liệu không bị thay đổi, sữa chữa và ảnh hưởng.
Nói chung, hầu hết tất cả các cá nhân và đơn vị tổ chức đều có thể sử dụng chữ ký số. Trong một số trường hợp, bạn vẫn được yêu cầu phải sử dụng chữ ký số như: kê khai thuế, nộp thuế cho cơ quan thuế qua phương tiện điện tử. Bạn cũng có thể sử dụng để thanh toán hóa đơn điện tử.Chữ ký điện tử cũng được dùng để thực hiện kê khai bảo hiểm xã hội qua các giao dịch điện tử khác.
Những khái niệm liên quan đến chữ ký số mà bạn cần biết
Chữ ký số điện tử hiện tại đang được tạo nên bởi công nghệ mã hóa hoàn toàn công khai. Trong đó, mỗi một đơn vị kinh doanh sẽ có một cặp khóa gồm một khóa bí mật và khóa công khai.
- Khóa bí mật – Private key: Khóa dùng để bạn tạo chữ ký số.
- Khóa công khai – Public key: Khóa giúp sử dụng để kiểm tra chữ ký số của bạn, khóa này cũng được tạo bởi khóa bí mật tương ứng trong cặp khóa chữ ký số.
- Người ký: Là thuê bao (bạn) dùng đúng khóa bí mật của mình để có thể ký số vào một dữ liệu dưới tên của mình.
- Người nhận: Là tổ chức hoặc một cá nhân nhận được tài liệu điện tử đã được ký số bởi người ký. Người nhận có thể sử dụng các chứng thư số của người ký để giúp kiểm tra chữ ký số ở thông điệp dữ liệu nhận được. Đồng thời tiếp theo đó, bạn sẽ tiến hành các hoạt động, giao dịch cần thiết giữa đôi bên.
Những loại chữ ký số thông dụng hiện nay bao gồm
Chữ ký số USB Token
USB Token là một loại chữ ký số được sử dụng phổ biến nhất hiện tại. Loại chữ ký số này là một phần mềm có khả năng tích hợp vào thiết bị phần cứng USB. Người dùng chỉ cần tiến hành thực hiện các thao tác cài đặt đơn giản là đã có thể sử dụng để ký điện tử. Chữ ký số USB Token chỉ có thể ký được khi hoạt động offline và chỉ có một người được sử dụng tại 1 thời điểm.
Các cài đặt chữ ký số USB Token đơn giản
- Bước 1: Cài đặt chữ ký số vào máy tính của bạn.
- Bước 2: Tiến hành đổi tên PKI Token và nhập tên bạn muốn nhập vào.
- Bước 3: Thay đổi mã Pin để có thể thiết lập quyền bảo mật riêng tư.
- Bước 4: Kiểm tra các thông tin chữ ký số và kiểm tra những thiết bị có nhận USB Token.
- Bước 5: Ký tên điện tử và tiến hành các giao dịch với chữ ký số khi có nhu cầu.
Chữ ký số HSM
HSM hiện là loại chữ ký số có cặp khóa và chứng thư số được đặt trong Hardware Security Module. Chữ ký số này nhằm mục đích phục vụ cho các ứng dụng cần chữ ký dạng số và có yêu cầu tốc độ cao cho việc mã hóa xác thực. Với chữ ký số HSM, người dùng có thể thực hiện dễ dàng khi sử dụng online và với tốc độ ký lên đến 1200 chữ ký trên mỗi giây. Ngoài ra, bạn còn có thể phân quyền cho những người khác cùng sử dụng chữ ký trong cùng 1 lúc dễ dàng.
Hướng dẫn các bước để cài đặt chữ ký số Viettel-CA
Sau khi nhận USB Token Viettel-CA, người dùng bắt đầu thực hiện các bước như dưới đây:
Bước 1: Cắm USB Token Viettel-CA vào cổng USB máy tính của bạn.
Bước 2: Kiểm tra các thiết bị bạn đã nhận được trong máy tính đã có hay chưa.
+ Win 7: Thực hiện truy vào thư mục quản lý “My computer“ trên máy tính.
+ Win 8 – 9 – 10: Bắt đầu truy cập vào thư mục quản lý “This PC“.
=> Khi bạn chưa cài đặt, trên màn hình hiển thị chỉ xuất hiện 3 ổ đĩa là (C:) (D:) (H:). Lúc bạn cắm Token vào máy tính thì sẽ hiển thị thêm 1 ổ đĩa (E:) có tên “CD Driver (E:) Viettel-CA_v6”.
Bước 3: Mở file cài đặt chữ ký số Viettel-CA v6.0.
Bước 6: Chọn vào file viettel-ca_v6 và dung lượng lớn nhất hiện tại là 1,688KB => Sau đó, bạn click chuột phải hoặc click đúp và chọn “Run as adminnistrator” để có thể khởi chạy phần mềm cài đặt chữ ký số Viettel-CA trên máy tính.
Bước 7: Lựa chọn ngôn ngữ cài đặt, sử dụng mặc định cho phần mềm quản lý chứng thư số Viettel-CA (nên ưu tiên chọn ngôn ngữ Vietnamese đễ dễ thực hiện) – Nhấn vào “OK” để làm tiếp bước tiếp theo.
Bước 8: Quá trình cài đặt đang được thực hiện và thường sẽ mất khoảng 5-10 giây. Lưu ý là bạn tuyệt đối không tự ý tắt các cửa sổ hoặc mở các phầm mềm khác cùng thời điểm đang thực hiện. Điều đó rất có thể dễ dẫn đến các xung đột và khiến máy báo lỗi và cài đặt Token Manager Viettel-CA không thể thành công.
Bước 9: Lúc này, thông báo quá trình cài đặt Token Manager Version 6.0 trên máy tính đã thành công. Bạn nhấn “Kết thúc”, sau đó quay ra Desktop để kiểm tra xem đã thành công hay chưa.
Cách kiểm tra phần mềm Viettel-CA ngay sau khi cài đặt
Sau khi bạn đã cài đặt thành công chữ ký số, trên Desktop xuất hiện thêm icon “Viettel-CA Token Manager“. Người dùng lúc này phải bắt đầu click đúp vào biểu tượng icon để có thể mở phần mềm lên.
Nhấn chọn vào “Chứng thư số” – Tiếp theo đó là nhập dãy “Mã PIN” – Cuối cùng là nhấn vào “Đăng Nhập”.
Kiểm tra các thông tin chi tiết chứng thư số Viettel CA được cấp bằng cách thực hiện các bước như sau:
- Click đúp vào tên “Công ty” (1).
- Click đúp vào một dãy ký tự chứng thư số.
- Click đúp vào chữ “Chứng thư số” (2).
- Nhấn “Xem” (3) và sẽ giúp bạn hiển thị cửa sổ khi thông báo.
Tại đây, bạn đã có thể thấy được: tên doanh nghiệp đăng ký và tên nhà cung cấp chứng thư số Viettel-CA. Các thông tin về thời hạn chữ ký số Viettel-CA cũng xuất hiện. Tiếp theo, bạn bắt đầu chuyển sang Tab “Details”.
Lúc này, bạn sẽ có thêm thông tin như: Phiên bản phần mềm v3, số Serial Number Viettel-CA, ngày/tháng/năm đăng ký và hết hạn và tên công ty, tên nhà cung cấp,…
Tại mục của cấu hình sẽ bao gồm những tính năng dịch vụ sau đây:
- Thông tin PKCS #11: những thông số này hầu như không quan trọng nên người dùng không cần quan tâm nhiều.
- “Đổi tên Token” chỉ là một cách thay đổi tên cho phần mềm. Chúng để bạn dễ dàng hơn khi ghi nhớ. Bạn hoàn toàn có thể bỏ qua nếu không cần thiết.
- “Giới thiệu” một số thông tin về đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực. Chúng là các chữ ký số công cộng Viettel-CA (tên công ty, email, địa chỉ, website và số điện thoại,…).
- “Thay đổi mã PIN”: thực hiện đổi mã PIN đăng nhập phần mềm quản lý chữ ký số Viettel-CA.
- “Yêu cầu mở khóa” là tính năng giúp cho người dùng lấy lại mật khẩu hoặc reset mã PIN do bị khóa trước đó.
- “Cập nhật” được coi là nơi thông báo nâng cấp phiên bản Token Manager Viettel-CA mới nhất. Dùng vào lúc khi nhà cung cấp update phiên bản mới về máy bạn.
Mặc dù các hướng dẫn trên đây đều khá chi tiết, thế nhưng không hẳn mọi người khi cài đặt ngay lần đầu sẽ đúng. Nhiều người gặp phải sai sót hoặc phiên bản bạn dùng đã cũ. Lúc này, bạn cần phải gỡ cài đặt phần mềm chữ ký số Viettel-CA ra khỏi máy tính của mình và cài đặt lại như ban đầu.
Hướng dẫn chi tiết về cài đặt chữ ký số VNPT
Sau khi bạn đã hoàn thành đăng ký chữ ký số VNPT. Bạn sẽ thực hiện cài đặt chữ ký số để sử dụng. Các bước cài đặt cụ thể:
Bước 1: Cài đặt chứng thư số VNPT-CA (USB token)
Để giúp bạn cài đặt hiệu quả, trước hết hãy tải chứng thư số về máy. Người dùng cần truy cập vào website: https://vnpt-ca.vn/ để giúp tải chứng thư số về máy. Sau đó, cần thực hiện theo các bước như sau:
- Cắm USB Token vào máy tính của mình, sau đó vào thư mục chứa cài đặt chứng thư số VNPT-CA.
- Ấn đúp vào biểu tượng VNPT-CA trên màn hình để thực hiện cài đặt.
- Thiết lập mật khẩu của ứng dụng trên máy.
- Bạn đăng nhập vào thiết bị “PKI Token Manager” và tiếp tục nhấn vào “VNPT-CA”. Điều đó để xem thông tin chứng thư số của doanh nghiệp.
Bước 2: Cài đặt Driver Token
Người dùng phải lựa chọn Driver Token phù hợp và tiến hành tải về máy tính của mình. Sau đó, bạn thực hiện cài đặt theo hướng dẫn sau:
- Lựa chọn loại ngôn ngữ Tiếng Việt để có thể thuận tiện và dễ hiểu rồi bấm “OK”
- Bấm vào “Cài đặt” để dễ dàng thực hiện cài đặt Driver Token về máy.
Bước 3: Cài đặt Java Plugin để giúp hỗ trợ cài đặt Chữ ký số VNPT
Ứng dụng Java Plugin cực kỳ cần thiết để chọn tệp tờ khai và ký điện tử. Để giúp bạn cài đặt Java Plugin, trước tiên bạn cần làm là tải ứng dụng về máy tính về máy tính của mình. Sau đó thực hiện cài đặt Java theo các bước dưới đây:
Bước 4: Cài đặt Plugin CAMS
Cũng giống các ứng dụng khác, để bạn có thể cài đặt Plugin CAMS. Bạn cần tải Plugin CAMS về máy và thực hiện cài đặt theo hướng dẫn chi tiết như sau:
Bước 5: VNPT Token Manager AN
Tải Phần mềm VNPT Token Manager AN rồi thực hiện theo các bước như dưới đây:
Các lưu ý sau khi đã cài đặt chữ ký số VNPT
Sau khi bạn cài đặt hoàn thiện chữ ký số VNPT, để có thể sử dụng thuận lợi thì người dùng nên lưu ý những vấn đề như sau:
- Thực hiện thay đổi mật khẩu mới cho dễ nhớ và có mức độ bảo mật cao.
- Mật khẩu tốt nhất nên để đủ 8 ký tự và có thể kết hợp thêm các ký tự đặc biệt để tăng mức độ bảo mật.
- Nếu đơn vị có nhiều USB Token thì bạn cần đánh dấu theo các ký tự riêng để dễ nhận biết cũng như tránh nhầm lẫn USB trong quá trình sử dụng.
Những chức năng của chữ ký số có ý nghĩa gì?
Chức năng chính của chữ ký số hiện tại là thực hiện giao dịch điện tử mà vẫn có thể đảm bảo về mặt pháp luật. Chức năng cụ thể đã được quy định như sau:
- Chữ ký số là một dạng công cụ thay thế cho chữ ký tay trong các giao dịch thương mại điện tử. Được dùng trên môi trường công nghệ, có thể giúp cho hoạt động giao dịch diễn ra một cách dễ dàng, nhanh chóng và tiết kiệm thời gian nhưng vẫn giúp đảm bảo tính bảo mật và an toàn.
- Chữ ký số cá nhân có giá trị hiện tại về mặt pháp lý tương tự như chữ ký tay, chúng giúp đảm bảo giao dịch đầy đủ về mặt pháp lý.
- Chữ ký số trong doanh nghiệp hiện nay có giá trị tương đương như con dấu và người đại diện pháp luật cho doanh nghiệp.
- Chữ ký số dùng để ký trong các giao dịch, điển hình như thư điện tử, mail để xác nhận chính xác người gửi thư cho khách hàng.
- Chữ ký số còn có thể dùng để kê khai nộp thuế trực tuyến và giúp bạn kê khai hải quan trực tuyến nhanh chóng, tại nhà.
- Chữ ký số dùng để đóng bảo hiểm, đầu tư chứng khoán, và giao dịch chuyển tiền bảo mật, độ an toàn tuyệt đối.
- Hợp đồng thỏa thuận giữa 2 doanh nghiệp với nhau cũng có thể được ký kết trực tuyến với chữ ký số.
Lợi ích khi khách hàng sử dụng chữ ký số trong các giao dịch
Đảm bảo được tính pháp lý đối với các giao dịch trực tuyến
Chữ ký số đang sử dụng công nghệ cao với độ bảo mật thông tin tuyệt đối. Chính vì vậy nên chữ ký số có vai trò xác nhận về tính pháp lý cho các tài liệu điện tử. Sử dụng loại chữ ký này sẽ đảm bảo được tính nguyên bản của tài liệu đã được gửi đi và bạn có thể xác định chính xác người gửi, tránh mạo danh thông tin.
Chữ ký số là phương thức duy nhất để công nhận tính pháp lý của văn bản điện tử. Các tài liệu điện tử sẽ sử dụng chữ ký số và có giá trị pháp lý tương đương với những văn bản được đóng dấu và ký bằng tay.
Bảo mật thông tin tài liệu cao
Chữ ký số hiện nay được sử dụng thuật toán mã hóa công khai (RSA). Công nghệ bảo mật đặc biệt mà chỉ có người nhận văn bản (bạn) đã ký mới có thể mở được văn bản. Chúng giúp đảm bảo văn bản không bị thay đổi sửa chữa từ bất kỳ ai và đảm bảo độ an toàn gần như tuyệt đối.
Giúp bạn ngăn chặn được hành vi giả mạo chữ ký
Khả năng để người khác tạo ra một chữ ký số giống với một chữ ký số khác là điều không thể thực hiện. Nguyên nhân là do mỗi một chữ ký số đều sẽ được mã hóa khác nhau. Điều này sẽ giúp ngăn chặn được việc lạm dụng giả mạo chữ ký và gây ra tình trạng giả mạo chứng từ.
Hỗ trợ xử lý các công việc nhanh hơn và tiết kiệm thời gian tốt hơn
Với chữ ký số, các cá nhân hoặc doanh nghiệp đều có thể thao tác ký, gửi, xử lý các công việc liên quan về mặt chứng từ. Vấn đề pháp lý qua internet cũng được giải quyết mà không cần phải đi đến nơi trực tiếp.
Ngoài ra, các chữ ký số còn có chức năng là phân quyền cho những phòng ban khác nằm trong doanh nghiệp. Nhằm để quá trình làm việc được dễ dàng hơn và thuận tiện hơn. Đồng thời chúng cũng giúp rút ngắn thời gian hoàn thành công việc.
Dùng chữ ký số có an toàn hay không?
Các doanh nghiệp hiện nay hoàn toàn có thể an tâm khi sử dụng Chữ ký số trong các giao dịch. Bởi nó là một thiết bị giúp đảm bảo an toàn và có độ chính xác cực kỳ cao. Đồng thời, tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu cũng được bảo vệ. Chữ ký số là bằng chứng giúp chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký. Qua đó các cá nhân, cơ quan hay tổ chức có thể yên tâm hơn với giao dịch điện tử của mình.
Trên đây là tổng hợp những nội dung về “Chữ ký số là gì” mà Goiuudai chúng tôi đã tìm hiểu được. Hy vọng rằng với mỗi chia sẻ mà chúng tôi đem đến cho bạn, bạn sẽ được hỗ trợ trong công việc. Nếu như bạn đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu nhất về cung cấp dịch vụ viễn thông thì hãy liên hệ với chúng tôi nhé!
